L’OdV ha l’obbligo di riferire periodicamente (almeno semestralmente, secondo le best practice) al Collegio Sindacale (oltre che all’organo dirigente) sulle attività svolte, sulle criticità emerse nell’attuazione del Modello 231 e sulle eventuali necessità di aggiornamento. Segnalazioni specifiche possono avvenire in caso di violazioni accertate del Modello.

Il Collegio Sindacale, nell’ambito delle sue attività di vigilanza, può venire a conoscenza di fatti o situazioni rilevanti per l’OdV (es. carenze nell’assetto organizzativo che potrebbero impattare sull’efficacia del Modello 231, o notizie di potenziali reati). È opportuno che tali informazioni siano tempestivamente comunicate all’OdV.

Esiste una potenziale area di sovrapposizione, in particolare quando il Collegio Sindacale valuta l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, che include anche il Modello 231. Tuttavia, questa sovrapposizione può trasformarsi in sinergia:

• Il Collegio Sindacale può beneficiare delle analisi e delle verifiche specifiche condotte dall’OdV.
• L’OdV può avvalersi delle competenze e delle informazioni del Collegio Sindacale per una migliore comprensione del contesto aziendale.
• È possibile coordinare piani di audit o verifiche per evitare duplicazioni e ottimizzare le risorse.

La nomina di membri del Collegio Sindacale all’interno dell’OdV (pratica diffusa, ma da valutare attentamente per garantire l’autonomia dell’OdV) può facilitare ulteriormente questi scambi, pur ponendo questioni di potenziale conflitto di interessi o di eccessiva concentrazione di ruoli.

Per assicurare un’efficace collaborazione, è raccomandabile che i rapporti tra OdV e Collegio Sindacale siano formalizzati attraverso protocolli o procedure interne che definiscano:

• La periodicità e le modalità degli incontri congiunti.
• Il contenuto e la frequenza dei flussi informativi reciproci.
• Le procedure per la gestione di segnalazioni o criticità rilevanti per entrambi gli organi.
• Eventuali attività di verifica congiunte o coordinate.

Questa formalizzazione contribuisce a garantire trasparenza, tracciabilità e tempestività nelle comunicazioni, rafforzando l’intero sistema di corporate governance.